A gestão de contratos empresariais: Uma Atividade Essencial
A gestão de contratos empresariais é considerada uma atividade essencial para qualquer companhia que busca operar de forma eficiente e segura. Este processo abrange diversas etapas cruciais, desde a definição clara das obrigações até o encerramento ou renovação do contrato. Neste artigo, cada uma dessas fases será explorada, e serão fornecidas dicas práticas para otimizar esse processo vital no ambiente corporativo.
1 – Planejamento e Compreensão: Uma Análise Detalhada
A primeira etapa é caracterizada pelo planejamento minucioso do contrato, onde as condições, cláusulas, sanções, prazos e obrigações são definidos pelas partes envolvidas, com auxílio de seus advogados. Essa etapa é conhecida como “minuta”, uma vez que possibilita uma compreensão abrangente do instrumento legal, antes mesmo da formalização do documento. A transparência na comunicação nessa fase é considerada crucial para evitar futuras ambiguidades.
2- Elaboração e Clareza na Redação: A Importância da Precisão
A etapa de elaboração requer precisão e clareza na redação do contrato. Cláusulas ambíguas podem levar a interpretações distintas, o que pode impactar o nível de entrega das partes envolvidas. Caso a empresa não disponha de um setor jurídico interno, a consulta a um escritório de advocacia é altamente recomendada para garantir a qualidade do documento.
3 – Negociação e Ajustes: Alinhamento de Interesses
A negociação é o momento em que as cláusulas contratuais são discutidas e revisadas pelas partes envolvidas, buscando a conformidade com o que foi acordado. É crucial que uma comunicação dinâmica seja mantida para evitar atrasos nas correções, garantindo o andamento eficaz das operações.
4 – Aprovação e Assinatura: O Passo Final na Formalização
Uma vez que ambas as partes chegam a um acordo quanto ao conteúdo e às cláusulas do contrato, é hora de juridicamente selar sua aprovação com a assinatura. A evolução da transformação digital trouxe a assinatura eletrônica como a alternativa mais eficiente e segura na gestão contratual, reduzindo tempo e custos associados à impressão e armazenamento físico.
5 – Execução e Monitoramento Constante: Garantindo o Cumprimento
Esta etapa é crucial para garantir que todas as cláusulas sejam cumpridas integralmente, sem que as entregas sejam feitas de forma equivocada. O monitoramento contínuo do desempenho do contratado é essencial para assegurar o cumprimento das obrigações previstas no contrato.
6 – Revisões Contratuais: A Adaptabilidade Necessária
Embora não seja uma etapa obrigatória, a revisão contratual é frequentemente considerada necessária devido a mudanças no contexto empresarial. Eventos externos, atualizações de produtos ou mudanças regulatórias podem exigir aditivos contratuais para manter a relação comercial alinhada.
7 – Armazenamento Seguro e Organizado: Garantindo a Integridade Documental
Manter os documentos contratuais de forma organizada e segura é considerado essencial. Sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) garantem fácil acesso às informações, acompanhamento de prazos e obrigações, além de facilitar auditorias e processos legais.
8 – Encerramento ou Renovação: Avaliação Final
Ao encerrar um contrato, é essencial verificar se todos os acordos foram cumpridos. Caso não haja pendências em aberto, o contrato pode ser encerrado ou renovado conforme necessário.
Conclusão: A Importância da Gestão de Contratos Eficiente
Em suma, uma gestão de contratos eficiente é considerada crucial para o sucesso e a segurança de qualquer empresa. A adoção das práticas e etapas delineadas neste artigo pode proporcionar uma base sólida para a administração eficaz dos contratos empresariais, garantindo relações comerciais mais seguras e transparentes.
Por Bruno Fioravante, advogado especializado em Direito Empresarial, com foco em inovação, tecnologia e startups. Sócio no Pigão, Ferrão e Fioravante Sociedade de Advogados.
